Zelf organiseren
Party or event coming up? Het begint bij een goed idee, maar what’s next? Je hebt een ruimte nodig, misschien nog wat centjes, mag dat zomaar overal en met de lijmpot affiches gaan plakken… aaargh duizend vragen en lost in space?! Naast de al opgedane kennis bij je clubgenoten kan je ook heel wat hulp & ondersteuning krijgen bij de stad, STAN & je unief/hogeschool.
Ruimte nodig?
Onder moeders vleugels weg, de wijde wereld lonkt. Maar voor alle partyrockers in the house had die garage of grote eettafel toch van pas gekomen. Blijf kalm! Er zijn genoeg zalen in het Antwerpse waar je je activiteiten kunt laten botvieren. Heb je een ruimte nodig voor het organiseren van een vergadering, feestje, filmavond of workshop? Huur dan bij STAN in ons huis GATE15 de vergaderzaal Meet & Greet, Tarmac of TAKEOFF. Gratis of voor een studentvriendelijk prijsje!
Op je campus kan je ook vaak terecht, contacteer daarvoor je Stuvo/STIP.
Zijn de zalen in GATE15 bezet of zoek je toch een andere plek voor je evenement? Check Zaalzoeker. Dit platform bundelt meer dan 1000 zalen in alle districten. Ze zijn geschikt voor verschillende activiteiten. Toch?
Money Money Money
Lumineus idee, maar limited cash? Er zijn enkele deuren waar je zonder schroom kunt aankloppen wanneer dat geweldig concept van jou te duur uitvalt om alleen te dragen.
Doe eerst eens navraag bij de Dienst Studentenvoorzieningen van jouw onderwijsinstelling. Fuiven zullen ze niet sponsoren, maar voor een dagje muurklimmen of een avond theater hebben ze wel al eens wat geld op overschot. Opgelet! Op de universiteit is dat budget al verdeeld aan de studentenclubs. Zij krijgen jaarlijks subsidies om activiteiten te organiseren.
Voldoen jij en jouw evenement aan een aantal voorwaarden? Dan kun je ook een subsidie krijgen vanuit Stad Antwerpen.
Administratie?
Een evenement organiseren vraagt soms ook wat administratieve rompslomp. De Stad helpt je daar graag bij. Hieronder alvast een paar gouden regels om aan te denken!
- Organiseer je een evenement op de openbare weg? Dien dan een aanvraag in bij het digitale evenementenloket van Stad Antwerpen.
- Evenement organiseren met je studentenclub? Check of jouw studentenclub het Studentencharter heeft ondertekend. Alleen deze clubs kunnen toestemming krijgen om activiteiten te organiseren op de openbare weg, maar je dient alsnog altijd een aanvraag in te dienen.
- Heb je materiaal nodig? Wees op tijd, minimaal zes weken voor de activiteit.
- Hoe completer jouw dossier, hoe beter de contactpersoon bij de dienst evenementen je kan assisteren. Lees voordien de beschikbare info op www.antwerpen.be zeker eens goed door.
Duurzaam
Dan denk je misschien onmiddellijk aan energie en het klimaat, maar het gaat verder dan dat! Duurzaam organiseren betekent ook zorg dragen voor de bezoekers en ervoor zorgen dat iedereen zich welkom en veilig voelt op de events die jouw club organiseert.
- Pintjes kunnen smaken, maar ze moeten niet. Alcoholproblematieken komen in alle lagen en leeftijdsgroepen van de bevolking voor en om verschillende redenen gaan mensen er bewuster mee om. Denk dus kritisch na over het aanbieden van zuipkaarten, lage prijzen voor pintjes & shotjes, alcoholreclame van sponsors, … Promoot (overmatig) alcoholgebruik niet en denk bv. aan positieve acties zoals het aanbieden van gratis water en een breed en goedkoper aanbod van niet-alcoholische drankjes.
- Check alcoholfacts, een onderzoek van Stad & UAntwerpen
- Controleer zeker wat de voorwaarden van de drankvergunning per locatie zijn.
- Let op je taalgebruik bij de promo van je event. Studentenclubs worden nog al te vaak geassocieerd met overlast door dronkenschap en dit heeft een erg negatief effect op het imago van studentenverenigingen.
- Het Vlaams expertisecentrum alcohol en andere drugs (VAD) bundelt allerlei tips voor organisatoren die helpen om zorg te dragen voor de veiligheid en gezondheid van de bezoekers in de folder ‘veilig feesten’.
- Safety first! Een ongeluk(je) kan altijd gebeuren, iemand met kennis van EHBO- technieken in je club is dus zeker een meerwaarde.
- Show off! Met de vele positieve acties, zoals een opruimactie in de buurt, bloedinzamelingsactie en zo veel meer waar studentenclubs hun schouders onder zetten. Zo trek je misschien ook studenten aan met andere interesses en creëer je meer begrip & appreciatie bij andere stadsbewoners.
Duurzaam, nu wel over het klimaat
Want ja, daar kunnen we natuurlijk niet omheen 😉
- Geef je bezoeker tips om makkelijk op je event te geraken met het openbaar vervoer, groene deelsystemen, te voet of per fiets. Slim naar Antwerpen bundelt al deze deelsystemen in een handige app.
- Sinds 15 juni 2023 is de wetgeving op gebruik van herbruikbare bekers verruimd. Ook eten serveer je sinds dan op herbruikbaar cateringmateriaal en gebruik van PET-flessen is enkel onder voorwaarden mogelijk op je event. Alle voorwaarden en de ondersteuning die je van de stad kan krijgen, lees je hier.
- Een goed feest, vraagt om goede muziek. Maar check toch even hoe luid je mag spelen in functie van overlast, maar zeker ook om gehoorschade tegen te gaan.
Help is on the way
Loop je vast met een activiteit of evenement, we got your back!
- Niet zeker van je evenementenaanvraag? Klik verder om eerst informatie in te winnen bij de cel evenementen van de Stad.
- Of neem contact op met Ellen van STAN, your go to voor hulp bij al je evenementen- & materiaalaanvragen.
